Как пользоваться Google Docs: создание документа, работа с текстом

Google Docs — это бесплатный облачный сервис для работы с текстом. С его помощью вы сможете создавать и редактировать текстовые файлы, делиться ими с коллегами, распечатывать и даже публиковать в сети. У вас всегда будет доступ к созданным файлам — их можно открыть с компьютера, планшета и даже смартфона. Это сервис намного удобнее стандартных текстовых редакторов — MS Word, LibreOffice Writer и т. п.

Если сравнивать Google Документы с классическим текстовым редактором MS Word, то сервис может похвастаться кучей плюсов. Среди них:

• Бесплатный доступ ко всем инструментам. Чтобы пользоваться Google Docs, не нужно покупать лицензию. Все инструменты сервиса в свободном доступе. Просто зарегистрируйте Google-аккаунт и используйте Документы с любого устройства.
• Облачное хранилище. С Google Документами вы не привязаны к компьютеру. Даже если ноутбук подвиснет и вам придётся перезагрузить технику, все изменения в файле сохранятся. MS Word не может похвастаться таким преимуществом. Если документ завис, вам будет доступна версия последнего сохранения. Тут уж всё зависит от того, когда вы последний раз нажимали комбинацию Ctrl+S.
• Автоматическое сохранение. В Google Документах файлы сохраняются автоматически через определённый интервал времени — практически сразу после того, как вы внесёте в файл изменения. А если вы подключите офлайн-доступ, то документы будут сохраняться даже при потере интернет-соединения.
• Простой обмен файлами. Забудьте о копировании файлов на флешки или передачу документов с помощью электронной почты. Чтобы поделиться с коллегой презентацией или отчётом, просто включите доступ по ссылке. Установите по желанию тип доступа — Редактирование, Только просмотр или Комментирование — в зависимости от вашей цели.
• Коллективная работа с документами. Дайте ссылку с доступом для Редактирования и работайте над текстом вместе со своими коллегами в режиме реального времени.
• Голосовой ввод. Надиктовывайте текст, если устали печатать. Google Документы умеют воспринимать речь. Просто подключите гарнитуру, выберите в инструментах «Голосовой ввод», наговорите текст и отредактируйте его.
• Безграничный доступ ко всем изменениям. Просматривайте любые внесённые изменения прямо из файла с текстом.
• Независимость от платформ. В Google Документах можно работать со смартфона на Android или iOS, с ноутбука на Windows и Mac OS. Устанавливать дополнительный софт не нужно.

Но минусы у облачного сервиса всё же есть. Сервис зависит от интернета. Вы можете редактировать файлы, настроив офлайн-доступ, но не сможете делиться файлами при отсутствии подключения. Скорость подключения к интернету практически не влияет на работу сервиса — даже сидя с телефона вы можете без проблем редактировать файлы в Google Docs. Есть и ещё один минус — привязка к вашему Google-аккаунту. Если вы потеряете к нему доступ и не сможете восстановить, лишитесь всех файлов в своём облачном хранилище.

Сервис Google Docs может заменить MS Word, облегчив работу над текстовыми документами. Изучите это руководство, чтобы быстро освоить новый инструмент. Материал будет полезен копирайтерам, журналистам, контент-менеджерам, писателям, редакторам и всем тем, кому приходится время от времени работать с текстом.

Начало работы в Google Docs

Зарегистрируйте Google-аккаунт, чтобы начать работу в сервисе Google Документы. Если он у вас уже есть, авторизуйтесь и пройдите по этой ссылке. Вы увидите главное меню сервиса. Можно приступать к работе с документами.

Как создать документ в Google Docs

Чтобы создать новый документ в сервисе, кликните по иконке «Пустой файл» в меню шаблонов. Откроется новый документ, в котором вы можете набрать текст, вставить изображения, таблицы, диаграммы и многое другое. Создать новый файл в Google Docs можно и в главном меню Google Диска. Нажмите в левом верхнем углу на кнопку «+ Создать». Во всплывающем меню кликните по «Google Документы — Создать новый документ». После этого откроется новое окно с файлом, в котором вы сможете набрать текст. Структуру текста, отступы на страницах, графику — всё это придётся делать вручную. Если вы хотите облегчить себе работу, изучите набор шаблонов в Google Документах и воспользуйтесь одним из них.

Шаблоны

В Google Документах десятки шаблонов, с помощью которых вы быстро создадите документ с нужными настройками. Чтобы ознакомиться со всем списком шаблонов, кликните в главном меню по ссылке «Галерея шаблонов». В списке вы найдёте шаблоны для резюме, писем, рассылок, брошюр, проектных предложений и многое другое. Чтобы создать документ, просто кликните по понравившемуся шаблону, и он откроется в новой вкладке. Останется лишь отредактировать текст в документе, сохранить его к себе на компьютер или поделиться ссылкой с коллегами. Читайте также: Как написать статью на сайт

Работа с файлами

В Google Документы можно загружать практически любые файлы — например, картинки, таблицы или тексты в формате .docx. Сервис преобразует содержимое за пару секунд.

Как открыть вордовский файл (docx)

Чтобы открыть файл в формате .docx в сервисе, создайте новый документ, кликните в панели инструментов по вкладке «Файл» и нажмите на «Открыть». В открывшемся окне перейдите в раздел «Загрузка», нажмите на кнопку «Выберите файлы на компьютере». Как вариант — просто перетащите нужный файл в область окна. Сервис преобразует файл в родной формат, и вы сможете отредактировать свой текст.

Сохранение документов

Все файлы в Google Документах сохраняются автоматически в онлайн-режиме. Вы ничего не потеряете, если компьютер зависнет или оборвётся интернет-соединение. Если у вас часто глючит сеть, настройте офлайн-доступ. Перейдите в настройки Диска, найдите раздел «Офлайн-доступ» и поставьте галочку. После этого вы сможете редактировать Google Документы, Таблицы и Презентации без подключения к Wi-Fi или мобильной сети.

Как скачать документ

Любой файл, созданный в Google Документах, можно скачать себе на компьютер. Для этого кликните по разделу «Файл» на панели инструментов и выберите в списке «Скачать как». Сервис предложит выбрать один из доступных форматов:

• .docx;
• .odt;
• .rtf;
• .txt;
• .pdf;
• .epub;
• веб-страница — html или .zip.

Кликните по нужному формату в списке, и файл автоматически загрузится в папку «Загрузки» на ваш компьютер. Чем больше вес файла, тем дольше Google Документы будут преобразовывать и скачивать его. Это интересно: 10 лучших бирж для копирайтеров

Как работать в Google Docs

Давайте детальнее разбираться, как работать с текстом в Google Документах.

Настройка стилей

В Google Docs есть такое понятие, как стили. Они визуально оформят текст, сделав его удобным для восприятия. Чтобы задать для фрагмента текста определённый стиль, выделите этот фрагмент, нажмите по выпадающему меню со стилями на панели инструментов и выберите подходящий стиль, наведя на него курсор и нажав на «Применить стиль». В Google Docs вы можете устанавливать собственные стили. Чтобы сделать это, выделите текст с нужным стилем, нажмите «Формат — Стили абзацев — Основной текст, Заголовок, Подзаголовок», а затем «Обновить в соответствии с выделенным фрагментом». Стиль изменится только в рамках редактируемого документа. По такому же принципу вы можете устанавливать и менять стили по умолчанию.

Заголовки

В Google Документах легко структурировать текст, используя заголовки и подзаголовки. Инструменты для форматирования текста вы найдёте на панели инструментов. Просто выделите фрагмент текста и форматируйте его. А чтобы структура текста всегда была на виду, кликните по разделу «Вид» на панели инструментов и поставьте галочку у «Показать структуру документа». Структура документа отобразится в левой части интерфейса. В любой момент вы сможете перейти к нужному фрагменту текста, кликнув по подзаголовку. Это интересно: Шаблоны продающих заголовков

Картинки

Текст, созданный в Google Документах, можно легко дополнить графикой — изображениями и рисунками. Чтобы вставить их в документ, найдите на панели инструментов раздел «Вставка», наведите на «Изображения» и выберите, откуда вы хотите загрузить графику. Есть шесть способов:

• загрузить изображение с компьютера;
• найти в интернете;
• добавить с Google Диска;
• загрузить из Google Фото;
• сделать снимок с веб-камеры;
• вставить URL.

После загрузки изображения вы сможете его отредактировать. Чтобы обрезать изображение, кликните по нему сначала левой кнопкой мыши, а затем правой. Выберите в списке «Обрезать» и потяните за одну из сторон рамки. Изображение можно повернуть вокруг своей оси, скопировать, выровнять, масштабировать. Все изменения сохранятся автоматически. Отменить их можно комбинацией клавиш Ctrl+Z.

Списки

В текст можно вставить нумерованные и маркированные списки. Для второго вида списков есть несколько вариантов маркёров. Просто выделите фрагмент текста и выберите на панели инструментов вид списка.

Таблицы

В Google Документах текст можно дополнить таблицей. Нажмите на раздел «Вставка» на панели инструментов, найдите «Таблицы», укажите количество ячеек и столбцов. Отредактируйте таблицу, кликнув правой кнопкой мыши по любой ячейке. В «Свойствах таблицы» вы можете изменить ширину столбцов, высоту строк, изменить цвет фона и границ таблицы, выравнивание ячеек и самой таблицы. Сохраните изменения, кликнув по кнопке «Ок».

Проверка правописания

В Google Docs есть встроенный инструмент для проверки правописания. Он расположен в «Инструменты — Проверка правописания». Этот инструмент можно вызвать комбинацией Ctrl+Alt+X. Сервис отыщет, по его мнению, ошибки в тексте, предложит их заменить, пропустить или добавить в словарь. В той же вкладке есть «Личный словарь». Добавьте в него часто используемые слова, которые сервис может принять за ошибки. Статья в тему: Лучшие сервисы для проверки орфографии

История изменений

Вы можете посмотреть всю историю изменений документа, кликнув по ссылке на панели инструментов. Сервис откроет окно, в котором будет информация обо всех изменениях документа. Кликнув по какой-либо версии, вы узнаете, что именно изменили в тексте.

Совместная работа

В Google Документах можно работать над одним текстом, таблицей или презентацией совместно с другими людьми. Просто поделитесь ссылкой с доступом на редактирование с коллегами и делайте проект вместе. Это несложно.

Как поделиться ссылкой

Чтобы поделиться ссылкой, кликните по кнопке «Настройки доступа» в правом верхнем углу экрана. Добавьте имена или email людей, которым хотите дать доступ к файлу. Укажите их контакты в поле формы. Нажмите на иконку с изображением карандаша и установите тип доступа — редактирование, комментирование или просмотр. Нажмите «Готово». Указанным адресатам придёт письмо на почту с уведомлением о доступе к файлу. Поделиться ссылкой на документ можно и другим способом. Кликните по надписи «Копировать ссылку общего доступа». Выберите тип доступа, нажмите на кнопку «Копировать ссылку» и кликните по «Готово». Ссылка на файл скопируется в буфер обмена, а вы сможете поделиться ей в письме на email или в социальных сетях. Ещё один способ предоставить другим людям доступ к Google Документу, кликнуть по разделу «Файл» на панели инструментов и нажать на «Совместный доступ». Откроется такая же форма, в которой вы сможете выбрать тип доступа и скопировать ссылку в буфер обмена.

Совместная работа (комментарии, рекомендации)

Когда вы работаете над документом в сервисе совместно, оставляйте комментарии и рекомендации для других участников. Выделите фрагмент текста, кликните по разделу «Вставка» и выберите «Оставить комментарий». В открывшейся форме напишите комментарий и нажмите на кнопку «Комментировать». Другие участники увидят, что вы написали, когда откроют документ. По такому же принципу вы можете оставлять в тексте советы другим участникам. Найдите в верхнем правом углу интерфейса иконку с изображением карандаша и кликните по ней. Во всплывающем меню выберите режим «Советовать». После этого все ваши действия в документе будут выводиться в виде советов — ранний текст будет перечёркнут, а справа отобразится комментарий с вашими рекомендациями. Чтобы выйти из этого режима, снова нажмите на иконку выбора режима и переключитесь на «Редактировать». Читайте также: Как сделать лонгрид, который захочется дочитать

Дополнения и плагины в Google Документах

Чтобы сделать работу в сервисе Google Документы ещё более удобной, установите дополнения и плагины. Список дополнений можно найти в интерфейсе сервиса — на панели инструментов есть раздел «Дополнения». Кликните по нему, а в выпадающем меню нажмите на «Установить дополнения». Выберите в списке нужное дополнение и нажмите на кнопку «Бесплатно». Дополнение запросить доступ к вашему Google-аккаунту. Разрешите ему управлять и просматривать данные в Google Документах, нажав на кнопку «Разрешить». Дополнение установится в сервис через 10–15 секунд. Для пишущих людей будет полезен следующий список плагинов:

• Главред — помогает вычищать текст от словесного мусора, канцеляритов.
• Translate — кому нужен встроенный переводчик.
• Verity Spell — подсказки по правописанию для тех, кто пишет на английском.
• Doc To Form — помогает быстро создавать опросники по тексту из документа.
• MathType — для тех, кто часто вставляет в текст формулы.
• Styles — огромный список дополнительных стилей.
• Goophy — кому нужна огромная библиотека GIF-анимаций.
• Insert Icons for Docs — для тех, кто часто использует в тексте иконки.
• Doc Tools — для быстрого редактирования шрифта, регистра, цвета и т. д.
• Easy Accents — для тех, кто пишет на французском, немецком, чешском и других языках.

Помимо дополнений, попробуйте установить плагины для браузера. Они доступны для скачивания в интернет-магазине Chrome. Обязательно установите Google Docs offline, чтобы иметь возможность работать в сервисе офлайн и автоматически загружать данные в облачное хранилище при подключении к интернету. Просто найдите плагин в интернет-магазине, кликните по нему и нажмите на кнопку «Установить». Сервис Google Документы будет полезен копирайтерам, редакторам, интернет-маркетологам, SEO-специалистам. Зарегистрируйтесь, чтобы узнать обо всех преимуществах на собственном опыте.